Twoja firma każdego dnia generuje i przetwarza różnego rodzaju druki. Większość z nich zawiera dane osobowe i wrażliwe informacje. Brak odpowiedniej ochrony i nieodpowiednie niszczenie dokumentów może doprowadzić do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych i wycieku poufnych informacji. Sprawdź, jakie materiały należy objąć szczególną ochroną i jak skutecznie je utylizować.
Dokumenty firmowe wymagające szczególnej ochrony
Wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe należy odpowiednio zabezpieczyć. Oznacza to, że nie mogą one być udostępnione osobom trzecim, ponieważ wiąże się to z wyciekiem danych osobowych i naruszeniem praw osób, których te dane dotyczą. Za to z kolei grożą dotkliwe kary finansowe. Przed dostępem niepowołanych osób należy więc chronić każde złożone CV, listy pracowników, dokumenty kadrowe czy listy płac oraz wszelkie inne druki, na których widnieją imiona i nazwiska.
Kolejną grupę firmowych akt, której należy się szczególna ochrona, stanowią dokumenty finansowe i księgowe, takie jak raporty budżetowe, faktury czy sprawozdania finansowe. Jeśli dostaną się w posiadanie niewłaściwych ludzi, może dojść do nadużyć.
Wyjątkowemu zabezpieczeniu powinny podlegać również dokumenty strategiczne, takie jak: plany strategiczne firmy, wyceny projektów czy materiały zawierające analizę rynku i konkurencji. Tego typu dokumentacja może być wykorzystana przez konkurencję i przynieść straty przedsiębiorstwu.
Niszczenie dokumentów firmowych – jak utylizować ważne dokumenty firmowe, aby uniknąć wycieku danych?
Wymienione wyżej materiały należy przechowywać w taki sposób, by zabezpieczyć je przed dostaniem się w niepowołane ręce. Kiedy minie okres ich obowiązkowej archiwizacji, należy je skutecznie zniszczyć. Jak to zrobić, by nie doprowadzić do wycieku wrażliwych danych?
Własnoręczne niszczenie dokumentów firmowych ułatwi profesjonalna niszczarka do biura. Urządzenie powinno rozdrobnić papier na ścinki, uniemożliwiające ponowne odczytanie treści dokumentu. Jaka niszczarka do dokumentów podoła temu zadaniu? Postaw na urządzenie o klasie niszczenia P-4 lub wyższej.
Samodzielne niszczenie dokumentów to nie jedyny sposób na ich skuteczną i bezpieczną utylizację. W całej Polsce funkcjonują firmy oferujące profesjonalne niszczenie dokumentów. Wrocław, Sopot czy Stalowa Wola – bez względu na to, gdzie mieści się siedziba Twojego przedsiębiorstwa, specjaliści odbiorą zbędne materiały w specjalnych zamykanych pudłach i przewiozą je do instalacji niszczącej. Bezpośrednio z pojemników dokumentacja trafi do przemysłowej niszczarki. Ty zaś otrzymasz certyfikat, poświadczający utylizację archiwalnych dokumentów zgodnie z międzynarodowymi normami.
Trudno wymienić druki firmowe, które nie wymagają szczególnej ochrony i skutecznego niszczenia. Prawie na każdym dokumencie widnieją dane osobowe czy inne wrażliwe informacje. Na szczęście zarówno w archiwizacji, jak i niszczeniu ważnych dokumentów możesz skorzystać z usług profesjonalnej firmy. Zamiast zastanawiać się, jaka niszczarka do biura skutecznie zniszczy faktury czy listy płac, zgłoś się do specjalistów.
